Normalización y certificación de proyectos y sistemas de gestión de I+D+I

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Las nuevas normas UNE 166000 de gestión de I+D+I ayudan a gestionar eficazmente la investigación, el desarrollo y la innovación tecnológica y potenciar su competitividad

La investigación, el desarrollo y la innovación tecnológica son elementos clave para el crecimiento económico de un país, y para aumentar la competitividad y reputación corporativa de las organizaciones.

La investigación y el desarrollo, así como la innovación tecnológica, son procesos creativos que en las organizaciones funcionan normalmente de una forma aislada y sin sistemática. Sin embargo, las técnicas utilizadas para otras actividades como la gestión de la calidad, del medio ambiente, de la seguridad y salud o de la ética son igualmente aplicables a la I+D+I.

AENOR ha elaborado las normas UNE 166000 EX de Gestión de la I+D+I y ha desarrollado dos tipos de certificaciones con el objetivo de promover y sistematizar las actividades de investigación, desarrollo e innovación de las empresas españolas: la Certificación de Proyectos de I+D+I y la Certificación de Sistemas de Gestión de la I+D+I.

Las ventajas de la normalización de la I+D+I

Las organizaciones que decidan implantar las normas de I+D+I obtendrán, entre otras, las siguientes ventajas:

– Sistematizar las actividades de I+D+I para aprovechar mejor los recursos y el saber hacer propio.

– Potenciar la I+D+I como un factor diferenciador de competitividad y reputación corporativa.

– Fomentar la transferencia de tecnología y facilitar las desgravaciones fiscales.

– Mejorar la implicación y motivación de los empleados, así como la satisfacción de los accionistas.

Las normas y certificados de la I+D+I

Las normas que AENOR ha elaborado en materia de I+D+I son:

– Norma UNE 166000:2002 EX. Gestión de la I+D+I. Terminología y definiciones de las actividades de I+D+I.

– Norma UNE 166001:2002 EX. Gestión de la I+D+I. Requisitos de un proyecto de I+D+I.

– Norma UNE 166002:2002 EX. Gestión de la I+D+I. Requisitos del Sistema de Gestión de la I+D+I.

– Norma UNE 166003:2003 EX. Gestión de la I+D+I. Competencia y evaluación de auditores de proyectos de I+D+I.

– Norma UNE 166004:2003 EX. Gestión de la I+D+I. Competencia y evaluación de auditores de sistemas de gestión de I+D+I.

Conforme a estas normas, existen dos tipos de certificación:

– Certificación de Proyectos de I+D+I según la norma UNE 166001:2002 EX, que puede ser de dos tipos:

Certificación de contenidos y presupuestos del proyecto: se determina el contenido en investigación y desarrollo y contenido en innovación, así como la coherencia del presupuesto con los objetivos del proyecto y su plan de explotación.

Certificación de contenidos y ejecución del proyecto: además de lo anterior, se realiza una auditoría en la que se determina el cumplimiento de los objetivos presupuestarios y la naturaleza final del proyecto desarrollado.

– Certificación de Sistemas de Gestión de la I+D+I: se determina el cumplimiento de los requisitos de la norma UNE 166002:2002 EX.

Requisitos de un sistema de gestión de la I+D+I

La norma UNE 166002:2002 EX está pensada para favorecer la integración de los requisitos del sistema de gestión de la I+D+I en los sistemas de gestión actuales. Es por ello que, a continuación, se dan una serie de recomendaciones para su integración en el sistema de gestión de la organización:

Primero, hay que pensar en un sistema de gestión de la I+D+I organizado según el ciclo de mejora de Deming: PDCA.

Modelo y sistema de gestión de la I+D+I

La organización debería identificar todas las actividades de I+D+I, que deben ser objeto del sistema de gestión de la I+D+I y determinar su secuencia e interacción a través del Mapa de Procesos de la organización, y de los diagramas de proceso y procedimientos que ya existen en el sistema de gestión. Es decir, conocer las actividades, como interactúan unas con otras, quienes son clientes y proveedores, cuáles son las entradas y salidas, cuáles son las fuentes de información necesarias, los registros a generar y los responsables de dichas actividades.

Además, debería establecerse una serie de indicadores de gestión de la I+D+I que evidencien una planificación, un seguimiento y una actuación en relación a criterios y resultados obtenidos en estos procesos. Sin olvidar la protección de los resultados obtenidos y su explotación (gestión de patentes, etc.).

Documentación

La documentación mínima necesaria podría llevar a incluir aspectos de I+D+I en la política de la organización de calidad, medio ambiente, etc.

Asimismo, el programa de objetivos marcado por la alta dirección debería incluir objetivos derivados de la política de I+D+I.

Otra documentación necesaria será la que requiere la norma UNE 166002: 2002 EX y cualquier otra que la organización necesite. En concreto, la norma obliga a tener:

– Procedimiento de control de documentos

– Procedimiento de control de registros

– Procedimiento de auditorías internas

– Procedimiento de acción correctiva

– Procedimiento de acción preventiva

– Procedimiento de transferencia de tecnología.

El control de los documentos y de los registros sigue las mismas directrices que las que marca la norma ISO 9001:2000.

Responsabilidad de la dirección

En un sistema de gestión de I+D+I, la alta dirección debe proporcionar evidencias de su compromiso con el desarrollo, implementación y mejora continua de la eficacia del sistema.

Una de las evidencias más claras es el establecimiento de una política de I+D+I, la cual se debe comunicar y hacer entender dentro de la organización.

Esta política de I+D+I sería recomendable que estuviera integrada dentro de las políticas ya existentes, relativas al sistema de gestión de calidad, medio ambiente, prevención de riesgos laborales…

La política de I+D+I tiene que ser adecuada a la misión, visión y estrategias de la organización y debe servir de referencia para el establecimiento de unos objetivos de I+D+I.

No debe olvidarse que la planificación del sistema de gestión de I+D+I, además de servir para cumplir con los requisitos establecidos, ayuda a una adecuada gestión del riesgo de la I+D+I.

En los sistemas de gestión de I+D+I, la alta dirección debe establecer las unidades de gestión de I+D+I y de I+D+I. La primera sirve para gestionar el sistema de I+D+I y, la segunda, es la encargada de realizar las actividades de I+D+I que le sean encomendadas. En una organización con un sistema de gestión de calidad implantado, y que tenga definido un proceso de diseño y desarrollo, podría ya tener constituidas estas unidades, siendo:

– El comité de Producto la Unidad de gestión de la I+D+I o comité de I+D+I.

– Los equipos de diseño y desarrollo o de proyectos las Unidades de I+D+I, siempre actuando bajo la supervisión del coordinador de diseño y desarrollo o de proyecto.

Por otro lado, la alta dirección debe designar un miembro de la dirección que controle las actividades de I+D+I. En los sistemas de gestión de calidad, normal-mente la dirección designa al responsable de Calidad como representante de la dirección, por lo que en un sistema de gestión de I+D+I integrado con el de calidad, podría designarse igualmente al responsable de Calidad para dichas funciones.

La comunicación interna favorece la eficacia del sistema de gestión de la I+D+I y es importante en el proceso de comunicación interna de la organización.

La revisión por la dirección deberá incluir como nuevos elementos de entrada al proceso, el seguimiento y medición del proceso de I+D+I y de los resultados de I+D+I, y debería tener como elementos de salida la mejora de la eficacia del sistema de gestión de I+D+I y la provisión y uso de los recursos.

Gestión de los recursos

Dentro de los procesos de gestión de los recursos de una organización, se de-bería hacer especial hincapié en la gestión del conocimiento, para favorecer la realización de los proyectos, teniendo en cuenta el capital intelectual acumulado u obtenido de la cooperación con entidades externas, dando respuesta a las necesidades y expectativas de las partes interesadas. Además, de la gestión del conocimiento, existen otros recursos que se deben determinar y proporcionar:

– Recursos humanos, motivando y determinando la competencia y formación necesarias para el personal de I+D+I.

– Infraestructura necesaria para realizar las actividades de I+D+I.

– Ambiente de trabajo necesario para alcanzar los objetivos de I+D+I.

Actividades de I+D+I

Las actividades de I+D+I son las que realiza la unidad de Gestión de I+D+I, la unidad de I+D+I, o las que se contratan al exterior.

Actividades de la unidad de Gestión de I+D+I

Las actividades que realiza la unidad de Gestión de I+D+I son:

– Identificación y análisis de los problemas y oportunidades que se presentan, valorando los resultados de I+D+I que son de interés para la organización.

– Definición de un método de selección de las ideas que surjan, teniendo en cuenta por ejemplo la misión, visión, estrategias, beneficios esperados, riesgos o probabilidad de éxito. Este apartado podría corresponder con la definición de los elementos de entrada al proceso de diseño y desarrollo, y con la determinación de los requisitos relacionados con el producto de la norma ISO 9001:2000.

– Definiciones de las actividades de I+D+I una vez seleccionadas las ideas, planificando, siguiendo y controlando los proyectos establecidos para el desarrollo de las ideas. Este apartado combina muy bien con el de planificación del diseño y desarrollo de la norma ISO 9001:2000.

– Establecer una sistemática de transferencia de tecnología (propia y ajena) con proveedores, aliados, competidores, clientes, institutos tecnológicos, universidades, etc.

– Especificar los requisitos que deben cumplir las entidades subcontratadas y los productos comprados, y asegurar el cumplimiento de dichos requisitos, similar al apartado de compras de la norma ISO 9001:2000.

– Establecer un sistema de información de los resultados de I+D+I para incluir los documentos finales, la gestión del conocimiento adquirido o las protecciones de los resultados obtenidos entre otros.

– Realizar el seguimiento y medición de los resultados del proceso de I+D+I, comparándolos con los objetivos de I+D+I planificados, y llevando a cabo las acciones correctivas que se precisen, en línea con apartado de seguimiento y medición del producto de la norma ISO 9001:2000.

– Valorar la viabilidad y oportunidad de proteger y explotar los resultados obtenidos.

Actividades de la unidad de I+D+I

La actividad principal que realiza la unidad de I+D+I es la realización del producto de I+D+I, acorde a unas fases establecidas:

Para la realización de estas actividades, las unidades de gestión de I+D+I y las unidades de I+D+I disponen de las siguientes herramientas:

– Vigilancia tecnológica: mediante la identificación de las necesidades de información, la búsqueda, tratamiento y difusión de la información y la valoración de dicha información.

– Previsión tecnológica que promueva la detección de nuevas ideas.

– Creatividad como ayuda a la generación de ideas.

– Análisis externo de las ideas innovadoras dadas fuera de la organización.

– Análisis interno para establecer cambios que generen ideas innovadoras.

Medición, análisis y mejora

La organización debe planificar, programar e implantar los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora continua del sistema de gestión de I+D+I y de la ejecución de las actividades de I+D+I mediante:

– Auditorías internas

– Seguimiento y medición del proceso de I+D+I

– Seguimiento y medición de los resultados de I+D+I

– Control de las desviaciones en los resultados esperados

– Análisis de datos

– Mejora continua de la eficacia del sistema de gestión de I+D+I

– Acciones correctivas

– Acciones preventivas.

Estas actividades se pueden integrar perfectamente en los procesos de calidad implementados en las organizaciones, relativos al apartado de medición, análisis y mejora de la norma ISO 9001:2000.

Relación entre los requisitos de un sistema de gestión de la I+D+I y los de un sistema de gestión de la calidad

En la tabla 1 se han relacionado los requisitos de la norma UNE 166002:2002 EX con los de la norma UNE-EN ISO 9001:2000 con el objeto de ayudar a la posible integración de los requisitos del sistema de gestión de I+D+I en el sistema de gestión de la calidad:

Cada organización integrará de una forma u otra la norma UNE 166002 en su sistema de gestión de la calidad, siendo la única finalidad de esta tabla servir de consulta en caso de duda.

Ayudas para la investigación, desarrollo e innovación

El Ministerio de Ciencia y Tecnología acaba de aprobar el nuevo Plan Nacional de Investigación Científica, Desarrollo e Innovación Tecnológica para el período 2004-2007 con unas ayudas dedicadas, entre otras a:

– Crear centros de investigación en las CCAA.

– Crear empresas de base tecnológica.

– Potenciar las tecnologías de hoy y del futuro.

– Apoyar la protección intelectual e industrial mediante el desarrollo de patentes.

– Apoyar la contratación de doctores y tecnólogos según el Programa Torres Quevedo, para algún estudio de viabilidad técnico previo a un proyecto de investigación industrial, o para la realización de un proyecto de investigación industrial.

– Mejorar el % gasto en I+D/PIB, pasando de 0,96 a 1,40 en 2005.

– Mejorar el % gasto en Innovación/ PIB, pasando de 1,78 a 2,50 en 2005.

– Incrementar el número de investigadores (‰ población activa), pasando de 4,40 a 5,00 en 2005.

Por otro lado, la modificación de la Ley del Impuesto sobre Sociedades pone al Ministerio de Ciencia y Tecnología, como el responsable de la emisión de informes vinculantes para Hacienda, aceptando certificados de proyectos emitidos de entidades acreditadas por ENAC, optando así a las desgravaciones fiscales correspondientes por proyectos de investigación y desarrollo o de innovación tecnológica.

Conclusiones

Si tenemos en cuenta que en muchas organizaciones ya existe un sistema de gestión de la calidad implantado según la norma UNE-EN ISO 9001:2000, podemos integrar el sistema de gestión de la I+D+I, optimizando los recursos y favoreciendo la eficacia y eficiencia del sistema. Al mismo habrá que incorporar la nueva política de I+D+I y los objetivos derivados, las nuevas responsabilidades y autoridades, implementar un proceso de I+D+I y realizar un seguimiento y medición del proceso y sus resultados.

Además, tenemos la posibilidad de aprovechar las ayudas existentes en materia de I+D+I para seguir siendo competitivos en el futuro.

Bibliografía

Norma UNE 166000:2002 EX. Gestión de la I+D+I. Terminología y definiciones de las actividades de I+D+I.

Norma UNE 166001:2002 EX. Gestión de la I+D+I. Requisitos de un proyecto de I+D+I. Norma UNE 166002:2002 EX. Gestión de la I+D+I. Requisitos del Sistema de Gestión de la I+D+I.

Norma UNE 166003:2003 EX. Gestión de la I+D+I. Competencia y evaluación de auditores de proyectos de I+D+I.

Norma UNE 166004:2003 EX. Gestión de la I+D+I. Competencia y evaluación de auditores de sistemas de gestión de I+D+I.

Norma UNE-EN ISO 9001:2000. Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos.

Orden CTE/913/2003, de 8 de abril, por la que se establecen las bases y se hace pública la convocatoria del Programa Torres Quevedo, para facilitar la incorporación de doctores y tecnólogos a empresas y centros tecnológicos.

Plan Nacional de I+D+I de 2004-2007 (www.mcyt.es). Ley 55/1999 del Impuesto de Sociedades (ampliación de la Ley 43/1995).

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